LA INCREÍBLE CAPACIDAD DEL "HACER" | LORENZO RAMÍREZ | ASESOR RH | ALUMNI PADE

Ejecución VS Análisis y Decisión

Son muchos los asuntos que gestionamos cada día; unos previstos y programados y otros -habitualmente mucho más numerosos- espontáneos e inesperados.

¿Cuántas veces no hemos finalizado la jornada sin hacer ni una sola de las tareas que nos teníamos marcadas porque otras se han antepuesto, quizás no tan importantes, pero presuntamente más apremiantes?.

 

De este modo y en repetidas ocasiones destinamos más tiempo a hacer, a resolver, que a prever, planificar y capacitarnos para definir el mejor camino. Como subrayaba magistralmente Stephen Covey, en su obra “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, a veces nos empeñamos en talar el árbol con una sierra que apenas corta, porque estamos convencidos de que no disponemos del momento necesario para afilarla y, obviamente, tardamos mucho más en alcanzar nuestro objetivo.

Cuando hablamos de “hacer”, de resolver, nos referimos a actividades tan variadas como intentar solucionar pequeños problemas, organizar encuentros, atender repetidos requerimientos, cursar pedidos, dedicar demasiado tiempo a redactar cartas, responder correos, hacer acto de presencia en todo tipo de reuniones o elaborar presentaciones, calcular costos, fotocopiar documentos, realizar frecuentes y, a veces, obsesivos controles y comprobaciones, elaborar procedimientos en detalle, y, en general, reaccionar ante cualquier dificultad que surja, por escasa que sea su entidad.

Por supuesto que estas tareas, en su justa medida, son necesarias y aportan valor. Por supuesto que, a veces, debemos ser nosotros quienes nos encarguemos de llevarlas a cabo. Pero no siempre es ésta la solución más conveniente ni la más productiva, porque, tal vez, dispongamos de colaboradores que se pueden encargar de ellas y lo hagan de manera mucho más profesional y eficiente, y porque, de este modo, podríamos dedicar nuestro tiempo a otros temas que requieren nuestra intervención en mayor medida.

Somos conscientes de ello, pero lo cierto es que a veces, de manera inconsciente, nos discurrimos en “el hacer” más allá de lo necesario, lo cual tampoco habría de ser especialmente preocupante si fuéramos capaces de controlar el riesgo de que esta manera de proceder se convierta en hábito.

No se trata sólo de la limitada eficiencia que se deriva de esta forma de hacer las cosas, sino, como decíamos, del peligro de activación de un comportamiento tendente a otorgar preferencia, de manera instintiva a solucionar los pequeños problemas diarios; una conducta que se retroalimenta poderosamente afincándose como un hábito que nos aleja, en mucho, de la mejor gestión.

Para ello, para evitar deslizarnos hacia ese hábito del “Resolver Preferente” o, cuando menos, reducir su impacto negativo, sería muy conveniente tener presente, para eludirlas o minimizarlas, cuatro tendencias que pueden irse presentando de forma sucesiva y acumulativa:

1.- Tendencia a demorar temas de mayor envergadura.

Agobiados por el cúmulo de asuntos y contratiempos que van emergiendo según avanza la jornada, solemos vernos en la necesidad de reubicar, a días posteriores buena parte de los que teníamos    programados.    Muy   probablemente,    esta moratoria, afectará a temas que nos requieren una especial inversión de tiempo para actualizarnos, analizar situaciones, idear alternativas, sopesar efectos,...; temas que suelen demandar un sustancioso lugar en nuestra agenda que será, cada día, más complicado de encontrar. De no ser capaces de controlar esta situación nos veremos abocados a multiplicar peligrosamente los aplazamientos, afectando seguramente, a otros asuntos de similar o superior calibre.

2.- Tendencia a programar en nuestra agenda menor dedicación, en número y/o en tiempo, a estos temas mayores

Conscientes del volumen que van adquiriendo estos problemillas emergentes y en la convicción de que hay que dejar resuelto el hoy confiando en que “pasada esta racha, la cosa vendrá mejor dada”, corremos el riesgo de caer en la tentación, no sólo de demorar, sino, además, de ir reduciendo, en la programación de nuestra agenda, el tiempo de dedicación a aquellos otros temas que, pese a ser importantes, aún no han alcanzado la condición de “inminentes” (aunque seguro que se acercan rápida y peligrosamente a ella).

Es más, aún sabedores de que no es lo adecuado, de que no tiene sentido, incluso podríamos empezar a reservar en la agenda espacios en blanco, por si los temas menores llegaran a sobrepasar lo previsible.

3.- Tendencia, a sentirnos ineficientes cuando merma el volumen de pequeños contratiempos.

Imbuidos en esta dinámica, el cuerpo nos pide mantener un “ritmo de acción” que dista mucho del necesario para acometer estos temas de mayor entidad de los que hablamos y nos cuesta más alcanzar la concentración que requieren. No nos sentimos cómodos.

Curiosamente, cuando, de manera excepcional, la jornada transcurre sin el clásico apelotonamiento de “problemitas quita- tiempos”, podemos llegar a sentirnos desinflados, desorientados e incluso, hasta casi improductivos. Los echamos de menos; nos entra el mono de los escollos y los ahogos.

De pronto nos vemos vacíos de contenido, como si nuestra misión principal fuera precisamente resolver esos problemas, cuando somos perfectamente conscientes de que de ninguna manera es así.

4.- Tendencia a minar la autoconfianza y a disminuir el interés para asumir nuevos retos

Lo cierto es que mañana no suele ser muy diferente y, en esta coyuntura,  deberíamos cuidarnos de evitar que se vaya consolidando esta inclinación a despachar mucho y rápido, porque no sólo difumina la apetencia, el interés por la creatividad, el análisis y  la anticipación, sino que, incluso, puede ir afectando paulatinamente a nuestra seguridad, a la confianza en nuestra capacidad para afrontar retos mayores que, tras muchas demoras y aplazamientos, empiezan a considerarse como verdaderamente pesados y fastidiosos.

Si no somos capaces de resistirnos a estas tentaciones, podemos irnos convirtiendo en una especie de máquinas de gestionar dificultades y solucionar contratiempos.

Es como si esos problemillas diarios que vamos resolviendo exitosamente, con cierta maestría y, probablemente, sin excesivo esfuerzo, nos reclamaran, nos llamaran en alta voz, como canto de sirena, envueltos en una necesidad insalvable de atenderlos; y lo cierto es que, en el fondo, nos seducen haciendo que nos veamos como imprescindibles, triunfantes, y resolutivos. (“Gracias a Dios que soy yo el que está aquí, que si no, …”)

Es algo así como la atracción gravitatoria de un agujero negro que absorbe todo lo que se encuentra en su entorno. Hacemos, hacemos, hacemos,…

Mahatma Gandhi decía “Cuida tus pensamientos, porque se convertirán en tus palabras. Cuida tus palabras, porque se convertirán en tus actos. Cuida tus actos, porque se convertirán en tus hábitos. Cuida tus hábitos, porque se convertirán en tu destino.”

Consecuentemente, mantengámonos vigilantes cuidando el grado de dedicación a la gestión de esa riada de pequeños problemas emergentes que, como una droga, nos pueden conducir a la ineficiencia y a la frustración.

Intentemos evitar que pase un solo día en el que no hayamos dedicado un tiempo adecuado a asuntos mayores, a analizar y desarrollar temas de importancia, a estudiar y a aprender. Seguro que una recapitulación al finalizar la jornada (qué hemos aprendido, mejorado, y avanzado, qué hemos errado, qué hemos atendido y qué hemos demorado), ayudará a conseguir este objetivo.

Como contrapunto de todo lo anteriormente expuesto, no podemos dejar de advertir del riesgo de caer en una quinta inclinación; una tendencia a hacer justamente lo contrario y que afectaría, precisamente, a los no damnificados por la repetida “Capacidad atractiva del hacer”:

5.- La Tendencia a centrarse exclusivamente en el medio y largo plazo, olvidando el hoy

Es la de aquellos que se enfrascan en el análisis de los temas “importantes” y se abstraen absolutamente de los conflictos y dificultades del “día a día” (…Es que, ellos no están para eso). Preocupados por la mejora, por la perfección, por el éxito pueden ver hundirse sus proyectos por no atender y cuidar temas más básicos.

Parecen entender que lo adecuado es seguir literalmente el criterio de que hay que atender lo que resulta simultáneamente importante y urgente, y luego lo importante no urgente, delegando, en unos casos, y obviando, en otros, el resto.

El problema surge al llevar a la práctica esta filosofía, porque su correcta aplicación requiere continuos análisis para definir en qué categoría colocamos cada asunto; y es en ese permanente ejercicio donde podemos también vernos fuertemente influenciados por nuestros gustos y nuestros intereses. Corremos el riesgo de hacernos trampa y categorizar, no ya en función de criterios razonables y objetivos, sino en base a nuestras apetencias.

¿Dónde colocamos, por ejemplo, las consultas de los miembros de nuestro equipo?, ¿dónde el tiempo que les hemos de dedicar para facilitarles su labor, resolver sus dudas, allanarles el camino,…?.

Tal vez algunos no los consideren asuntos suficientemente importantes ni urgentes.

¿Cuántas son las preguntas, obstáculos o contratiempos, de los que nos surgen diariamente, que podamos garantizar que no tendrán efecto negativo de no atenderlos; que serán claramente inocuos?.

Es evidente que la necesidad de analizar, diseñar estrategias, aprender y tomar decisiones, es absolutamente trascendental e incuestionable, pero también lo es que si no actuamos y/o no facilitamos responsablemente la actuación del equipo tendremos asegurado el fracaso.

Las organizaciones no suelen buscar, para la mayoría de posiciones de gestión, entre concienzudos estudiosos analistas con alta capacidad de concentración, que se encierran en sus despachos sólo a estudiar alternativas en profundidad y definir directrices. Buscan personas con capacidad de análisis y concentración, pero, además, con la habilidad de simultanearlas con la atención a las personas y a los mil y un diferentes problemas diarios; buscan a gestores, a verdaderos malabaristas de “platos chinos”, esos que han de mantener girando en el aire, sobre cañas de bambú, un buen número de platos cuidando que, en ningún momento llegue a caerse ninguno, a personas diestras en esa capacidad que se ha dado en denominar “Atención Dividida”.

Como ocurre siempre, en el equilibrio radica la virtud.